Identiteitsscans
Klanten snel aanmaken vanuit een ID-scan, met bewaartermijn en verantwoordelijkheden
Laatst bijgewerkt op
Met een identiteitslezer scan je onder meer paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen, visa en verblijfsdocumenten. Tillor herkent het documenttype, leest de gegevens uit en helpt je snel een klant aan te maken zonder alles handmatig over te typen. De lezer stuurt het scanpakket via de Tillor-connector op je lokale netwerk naar je organisatie.
Klant aanmaken vanuit een scan
Dit is de gebruikelijke workflow na een scan op de balie of bij check-in.
- Ga naar Klanten > Overzicht en klik op Nieuwe klant aanmaken.
- Zolang er openstaande scans zijn, toont de knop een dropdown: kies Manueel of een scan uit de lijst.
- Na het kiezen van een scan opent een bevestigingsdialog met documentvoorbeeld en MRZ-gegevens. Klik op Klant aanmaken.
- Tillor maakt de klant aan, koppelt de scan en vult waar mogelijk voornaam, achternaam, geboortedatum, adres en andere velden in. Je landt op het nieuwe klantprofiel.
Dezelfde flow werkt ook via Reservering starten (Nieuwe klant…) en via het activity dock rechtsonder met Klant aanmaken op basis van scan.
Wanneer aanmaken niet kan
Klant aanmaken op basis van scan vereist minimaal een voornaam in de scan. Staat er al een klant met hetzelfde rijksregisternummer, dan moet je de scan aan die bestaande klant koppelen in plaats van een dubbele aan te maken.
Zie ook Klantenbeheer voor de volledige stappen met screenshots in de sectie Een nieuwe klant toevoegen.
Bewaartermijn en jouw verantwoordelijkheid
7 dagen voor openstaande scans
Scans die nog niet aan een klant zijn gekoppeld, verwijdert Tillor automatisch na 7 dagen (scanrecord en bijbehorende bestanden). Koppel of verwerk openstaande scans tijdig via Nieuwe klant aanmaken, het activity dock of een gestippelde kaart op een klantprofiel.
Voor gekoppelde scans geldt een andere regel: die blijven bewaard tot jouw organisatie ze ontkoppelt of verwijdert. Jij bepaalt of, wanneer en op welke rechtsgrondslag identiteitsdocumenten worden gescand en hoe lang gekoppelde scans nodig zijn. Tillor verwerkt de scans als verwerker op jouw instructie; naleving van privacywetgeving, bewaartermijnen voor gekoppelde scans en tijdig verwijderen wanneer opslag niet meer nodig is, zijn jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke.
Koppelen aan een bestaande klant of contact
Naast een nieuwe klant kun je een scan ook aan een bestaande klant of contact koppelen:
- Op het klantprofiel verschijnt een gestippelde kaart (Openstaande identiteits-scan koppelen) zolang er geschikte openstaande scans zijn.
- Op een contactkaart kun je een scan koppelen die nog geen contact heeft en minstens een voornaam bevat.
Na bevestiging vult Tillor de klant- of contactgegevens aan waar mogelijk. Als voornaam neemt Tillor alleen het eerste voornaamdeel over (bijv. Andy uit Andy Adhemar R); op de scan blijven alle voornamen zichtbaar.
Hoe de lezer binnenkomt
De lezer stuurt scans naar de Tillor-connector op je lokale netwerk (standaard poort 8765). De connector stuurt ze door naar je organisatie. Meer over de connector: Connector.
Tillor slaat scanbestanden versleuteld op. Pagina-afbeeldingen van het document krijgen een watermark Not valid as ID; het portret blijft ongemarkeerd voor weergave.
Problemen oplossen
- Geen scan in Tillor - Controleer IP en poort 8765 op de lezer, en of de connector draait.
- Scan niet in het dropdown of dock - Alleen scans zonder gekoppelde klant tellen als openstaand.
- Kan geen klant aanmaken - Controleer of de scan een voornaam heeft.