Klantenbeheer

Het klantenbeheersysteem helpt je bij het beheren van alle klantgegevens op één centrale plek.

Een nieuwe klant toevoegen

Screenshots met een ℹ-icoon hebben extra uitleg als je erover beweegt.

1. Ga naar Klanten > Overzicht in het hoofdmenu (groene markering 1 in de screenshot).
2. Klik op Nieuwe klant aanmaken rechtsboven (markering 2).

Zolang er openstaande identiteitsscans zijn, toont de knop een dropdown met Manueel en scans uit de wachtrij.

Klant aanmaken vanuit een scan

1. Kies een scan in het dropdown (bijv. Lotte Peeters).
2. In de bevestigingsdialoog zie je een documentvoorbeeld (voorzijde, achterzijde, portret) en MRZ-gegevens. Klik op Klant aanmaken.

Tillor maakt de klant aan, koppelt de scan en vult gegevens in vanuit het document. Je landt op het nieuwe klantprofiel.

Openstaande scans staan ook in het activity dock rechtsonder, met Klant aanmaken op basis van scan.

Handmatig invoeren: kies Manueel in het dropdown. Het formulier (markering 1 in de screenshot) opent:

3. Vul de basisgegevens in:
   • Voornaam
   • Achternaam
   • E-mailadres
   • Telefoonnummer
4. Klik op Klant aanmaken

Na het aanmaken word je automatisch doorgestuurd naar het klantprofiel, waar je alle overige gegevens (adres, BTW-nummer, notities, etc.) kunt invullen.

BTW-nummer validatie

Op het tabblad Overzicht, in het blok Klantgegevens, kun je een BTW-nummer invullen. Tillor valideert het nummer automatisch via VIES zodra ook Land is ingevuld:

1. Vul Land en het BTW-nummer in
2. Het systeem controleert het nummer automatisch zodra het lang genoeg is
3. Als het nummer geldig is:
   • Je ziet een groen vinkje-icoon bij het veld
   • Een pop-up toont de officiële bedrijfsnaam en het adres uit VIES
   • Klik op Bedrijfsadres toepassen om het adres automatisch in te vullen in het formulier
4. Als het nummer ongeldig is:
   • Je ziet een rood icoon bij het veld
   • Een pop-up toont een foutmelding

Klantprofiel bekijken

Wanneer je op een klant klikt, zie je het klantprofiel. Bovenaan staan samenvattende klantgegevens. Via de tabbladen kun je naar specifieke informatie navigeren:

• Overzicht - Klantgegevens (bewerkbaar formulier), recente communicatie, facturen, meterstanden, opmerkingen, bezettingen en notificaties
• Facturatie - Alle facturen van deze klant
• Toegangscontrole - Toegangsrechten en nummerplaten

• Contacten - Extra contactpersonen
• NFC Tags - Gekoppelde NFC-tags
• Reserveringen - Alle reserveringen
• Communicatie - Berichten en communicatiegeschiedenis
• Gebeurtenissen - Tijdlijn met wijzigingen, inclusief voor/na overzicht bij klantupdates
• Documenten - Opgeslagen bestanden en bijlagen
• Taken - Taken gekoppeld aan deze klant

Klantgegevens bewerken

Op het tabblad Overzicht, in het blok Klantgegevens, pas je velden aan. Onderaan het formulier staan Annuleren en Opslaan.

Gebeurtenissen bekijken

Op het tabblad Gebeurtenissen zie je een tijdlijn van acties voor de klant.

• Bij een wijziging aan klantgegevens wordt een gebeurtenis toegevoegd.
• De gebeurtenis toont welke velden gewijzigd zijn.
• Je ziet ook een Voor / na-overzicht per veld zodat je exact kunt controleren wat er aangepast is.

Klanten zoeken en filteren

Ga via Klanten > Overzicht (markering 1) naar de lijst. Bovenaan staat een zoekbalk (markering 2):

• Typ een naam, e-mailadres, telefoonnummer of klantnummer
• Resultaten worden bijgewerkt terwijl je typt (met korte vertraging)

Je kunt ook filteren op Aangemaakt (datumbereik), Status en Type.

Veelvoorkomende scenario's

Scenario: Nieuwe klant boekt voor het eerst

1. Klant belt of boekt online
2. Je voegt de klant toe in Tillor via Nieuwe klant aanmaken
3. Je vult adres en overige gegevens in op het klantprofiel (tabblad Overzicht > Klantgegevens)
4. Je maakt een bezetting aan op het gewenste terrein (Overzicht > Bezettingen > Bezetting aanmaken)
5. Verbruik van de gekoppelde meters wordt automatisch bijgehouden (zichtbaar onder Meterstanden op Overzicht)

Scenario: Klantgegevens wijzigen

1. Klant belt met nieuwe adresgegevens
2. Je opent het klantprofiel
3. Je past het adres aan in het formulier
4. Je klikt op Opslaan