Reserveringen

Het reserveringssysteem helpt je verblijven op je park bij te houden. Je registreert wie er wanneer komt, op welk terrein en met hoeveel gasten. Vanuit een reservering kun je ook de check-in afhandelen. Facturen van de klant bekijk je op het klantprofiel onder Facturen.

Tijdlijnweergave

Ga naar Reserveringen in het hoofdmenu om de tijdlijnweergave (Gantt) te openen. De weergave toont voorbeeldreserveringen gegroepeerd per categorie (zoals Huurcaravans, Jaarplaatsen en Tijdelijke plaatsen), uitgezet over een kalender. Rechtsboven staat Nieuwe reservering om een reservering te starten.

Screenshots met een ℹ-icoon hebben extra uitleg als je erover beweegt.

Een nieuwe reservering aanmaken

Je maakt een nieuwe reservering aan via het klantprofiel of via Reserveringen:

Via het klantprofiel

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu
2. Open het gewenste klantprofiel
3. Ga naar het tabblad Reserveringen
4. Klik op Nieuwe reservering
5. Vul het reserveringsformulier in (zie hieronder)
6. Klik op Reservering aanmaken

Via Reserveringen

1. Ga naar Reserveringen in het hoofdmenu
2. Klik rechtsboven op Nieuwe reservering
3. Kies een bestaande klant of maak een nieuwe klant aan
4. Vul het reserveringsformulier in en klik op Reservering aanmaken

Het reserveringsformulier

Datums en verblijfsduur

• Inchecken: Kies de aankomstdatum via de datumkiezer
• Uitchecken: Kies de vertrekdatum. Nadat je de incheckdatum hebt gekozen, opent de uitcheckdatumkiezer automatisch. De vertrekdatum moet altijd na de aankomstdatum liggen
• Aantal nachten: Wordt automatisch berekend op basis van de gekozen datums

Aantallen en dieren

Geef het aantal gasten en dieren op:

• Volwassenen (minimaal 1)
• Kinderen
• Peuters
• Dieren

Gebruik de plus- en minknoppen om het aantal aan te passen.

Terrein

• Terrein: Kies een specifiek terrein als de gast een voorkeur heeft. In de lijst staan standaard alleen boekbare terreinen zonder actieve bezetting die vrij zijn in de gekozen incheck- en uitcheckperiode (overlappende actieve reserveringen op hetzelfde terrein worden uitgesloten). Pas je de datums aan, dan wordt de lijst automatisch bijgewerkt. Als er geen voorkeur is, laat je dit veld leeg
• Niet-boekbare terreinen tonen: Vink dit aan om ook terreinen te kiezen die niet online te reserveren zijn (bijvoorbeeld vaste jaarplaatsen). Staat de reservering al op een niet-boekbaar terrein, dan wordt dit vinkje automatisch aangezet zodat je de huidige keuze kunt zien en bewaren

Nummerplaten

Voeg de nummerplaten van de gast toe. Dit is belangrijk voor de automatische toegangscontrole bij de parkeerplaats en slagboom.

1. Typ een nummerplaat in het invoerveld
2. Druk op Enter om de plaat toe te voegen
3. Herhaal dit voor elke nummerplaat

Toegevoegde nummerplaten worden zichtbaar onder het invoerveld. Klik op het kruisje op een plaat om deze te verwijderen.

Notities

Gebruik het notitieveld voor interne opmerkingen over de reservering, zoals speciale wensen of afspraken. Deze notities worden op geen enkele wijze gedeeld met de klant.

Communicatie voorkeuren

Bepaal hoe Tillor communiceert met de klant over deze reservering:

• Automatische bevestigingsmail: Stuur een automatische bevestigingsmail na het maken van de reservering
• Online betaling: Sta toe dat de klant de reservering online kan betalen
• Communicatie toestemming: De klant wil door het systeem worden gecontacteerd over reserveringen, facturen en aanbiedingen
• Marketing toestemming: De klant geeft expliciet toestemming voor het ontvangen van marketing communicatie en speciale aanbiedingen (GDPR/AVG vereiste)

Een reservering bekijken en bewerken

Vanuit het klantprofiel (tabblad Reserveringen) klik je op een reservering om de detailpagina te openen.

Op deze pagina vind je:

• Reserveringsdetails (linkerkant): Het volledige formulier met alle gegevens onder de koptekst Reserveringsdetails. Je kunt elk veld aanpassen en de wijzigingen opslaan met Opslaan. Met Annuleren herstel je de oorspronkelijke waarden. Naast de titel staat Reserveringslink kopiëren: plak in Word (of een ander document) een klikbare link met het reserveringsnummer als tekst
• Acties voor reservering (rechterkant): Snelle acties voor deze reservering
• Opmerkingen (rechterkant): Opmerkingen en discussies over deze reservering
• Activiteit (rechterkant): Een tijdlijn van reserveringsgebeurtenissen (zoals aanmaken, inchecken, uitchecken, annuleren, gerelateerde terugdraaiingen en het bijwerken van gegevens), met tijdstip en gebruiker. Bij het opslaan van het formulier zie je onder het gebeurtenisbericht welke velden zijn gewijzigd (voor / na), net als bij het klantactiviteitenlog

Bij het aanmaken van een reservering staat rechts Acties voor reservering (nog leeg) en een overzicht Facturen van de klant.

Het overzicht van facturen van de klant vind je op het klantprofiel onder het tabblad Facturen, niet op de reserveringsdetailpagina.

Elke reservering heeft een uniek Reserveringsnummer dat automatisch wordt aangemaakt. Dit nummer kun je niet aanpassen.

Acties voor een reservering

Op de detailpagina van een reservering staan een aantal acties die je direct kunt uitvoeren:

• Inchecken: Registreer de aankomst van de gast
• Uitchecken: Registreer het vertrek van de gast
• Inchecken ongedaan maken: Corrigeer een per ongeluk vastgelegde incheck (backoffice)
• Uitchecken ongedaan maken: Corrigeer een per ongeluk vastgelegde uitcheck (backoffice)
• Reservering annuleren: Annuleer de reservering (alleen vóór inchecken)
• Annulering ongedaan maken: Zet een per ongeluk geannuleerde reservering terug op geboekt (alleen vóór inchecken)

Reserveringen via het klantprofiel

Alle reserveringen van een klant zijn ook zichtbaar via het klantprofiel:

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu
2. Open het gewenste klantprofiel
3. Klik op het tabblad Reserveringen

Hier zie je een overzicht van alle reserveringen van die klant. Klik op een reservering om de details te bekijken en te bewerken.