Facturen

Het factuurmodule is het centrale punt voor al je facturatie. Hier maak je nieuwe facturen aan, voeg je regelitems toe, boek je ze definitief in en verwerk je betalingen.

Overzicht van de facturenlijst

Ga naar Administratie > Facturen om een overzicht te zien van alle facturen in het systeem. Bovenaan staan vier statistieken. Groene markering 1 is de navigatie; markering 2 is de facturentabel.

Totaal aantal facturen - alle facturen in het systeem
Openstaande facturen - onbetaald of gedeeltelijk betaald
Achterstallige facturen - vervaldatum verstreken
Totaal openstaand - totaalbedrag openstaande facturen

Zoeken en filteren

Gebruik de zoekbalk om te zoeken op factuurnummer, klantnaam of e-mailadres. Daarnaast kun je de lijst verfijnen via de filteropties:

Periode - filter op factuurdatum
Status - concept of geboekt
Betaalstatus - onbetaald, gedeeltelijk betaald of betaald
Klanttype - particulier of zakelijk
Klant - filter op een specifieke klant
Producten - toon alleen facturen met een bepaald product
Bedrag - filter op een minimaal of maximaal factuurbedrag

Een nieuwe factuur aanmaken

Facturen maak je aan vanuit een klantprofiel, niet vanuit Administratie > Facturen.

Ga naar Klanten en open het profiel van de gewenste klant
In het Facturen-blok (markering 1): klik op Nieuwe factuur (markering 2)

Tillor maakt een conceptfactuur aan en opent de factuurpagina

Een nieuwe factuur krijgt automatisch een conceptnummer en de huidige datum als factuurdatum, met de standaard betaaltermijn van je organisatie (standaard 7 dagen).

Factuurregels toevoegen en bewerken

Op de factuurpagina zie je een tabel met regelitems. Zolang de factuur de status Concept heeft, kun je de inhoud vrij aanpassen.

Een nieuw regelitem toevoegen

Klik op de lege rij onderaan de tabel (het gemarkeerde invulveld)
Selecteer optioneel een product uit de productlijst - beschrijving en prijs worden dan automatisch ingevuld
Vul of pas aan:
- Beschrijving - omschrijving van de post
- Aantal - het aantal eenheden
- Prijs (incl. BTW) - de eenheidsprijs inclusief BTW
Het totaal per regel wordt automatisch berekend

Als het gekozen product acties op factuurregel heeft, verschijnt er een extra invulblok onder de regel:

NFC Tag Opladen - kies de tag die opgeladen moet worden
Periode - kies start- en einddatum (en optioneel pro rata)
Bezetting verlengen - kies een actieve bezetting van de klant, daarna startdatum en einddatum. Na het kiezen van de startdatum opent Tillor meteen de kalender voor de einddatum (zelfde flow als bij reserveringen).

Voor Bezetting verlengen is het selecteren van een actieve bezetting verplicht. Tillor bewaart hierbij een snapshot op de factuurregel, zodat je later nog kunt zien op welke bezetting de actie sloeg, ook als die bezetting intussen verwijderd is.

Na betaling van een regel NFC Tag Opladen wordt het bedrag bij het saldo van de tag geschreven. Op de gebeurtenissen-tijdlijn van de factuur en van de klant verschijnt een regel die dit aan deze factuur koppelt.

Bezetting verlengen heeft een optie Afronden op volgende periodegrens:

Aan - de regel eindigt op de eerstvolgende geldige periodegrens van de huurfrequentie. Zo lijnen klanten op termijn uit op dezelfde cyclus.
Uit - de regel duurt exact de gekozen frequentie vanaf de startdatum (bijvoorbeeld maandelijks van 16 april t.e.m. 15 mei).

Wanneer de optie Aan staat:

Heeft de bezetting al een Betaald tot datum? Tillor begint de nieuwe regel op de dag erna en eindigt op de eerstvolgende periodegrens.
Is Betaald tot nog leeg? Kies dan zelf een startdatum via de kalender. Tillor berekent automatisch de einddatum op de eerstvolgende periodegrens.

Voorbeeld voor een jaarperiode (jan. - dec.):

Startdatum 5 mei 2026 met Betaald tot leeg → factuurperiode 5 mei 2026 t.e.m. 31 dec. 2026 (pro rata).
Volgende factuur na betaling → factuurperiode 1 jan. 2027 t.e.m. 31 dec. 2027 (volledig jaar).

Na boeken van een factuur met Bezetting verlengen zet Tillor Gefactureerd tot van de bezetting op het gekozen terrein op het eindmoment van die regel, tenzij die datum al verder lag. Betaald tot verandert dan nog niet.

Na betaling van zo'n regel werkt Tillor Betaald tot bij. Gefactureerd tot schuift alleen op als die nog vóór het eindmoment van de regel lag; stond hij al gelijk, dan blijft hij staan. Op de gebeurtenissen-tijdlijn van de factuur en van de klant verschijnt een regel die dit aan de betaling koppelt.

De berekende einddatum is inclusief (bijvoorbeeld 01/01/2026 t.e.m. 31/12/2026). De aantalwaarde op de regel wordt steeds als breuk van de huurperiode berekend, zodat een halve periode ook half wordt aangerekend.

De omschrijving van de regel wordt automatisch opgebouwd als: Productnaam | Terreinnaam | Periode.

Regelitems herschikken of verwijderen

Gebruik de pijltjesknoppen om de volgorde van regelitems aan te passen
Klik op het prullenbak-icoon rechts van een rij om een regelitem te verwijderen

Notitie toevoegen

Onder de tabel kun je een notitie invoeren. Deze tekst verschijnt op de factuur zelf en is zichtbaar voor de klant.

Automatisch opslaan

Wijzigingen in een conceptfactuur worden automatisch opgeslagen terwijl je typt. Je kunt ook handmatig opslaan via Wijzigingen opslaan of wijzigingen ongedaan maken via Annuleren.

Statussen van een factuur

Elke factuur heeft twee soorten statussen die samen het volledige beeld geven.

Factuurstatus

Status	Betekenis
Concept	De factuur is nog bewerkbaar en niet definitief vastgelegd
Geboekt	De factuur is definitief en heeft een officieel factuurnummer gekregen

Betaalstatus

Status	Betekenis
Onbetaald	Er is nog geen betaling ontvangen
Gedeeltelijk	Er is een deelbetaling ontvangen
Betaald	De factuur is volledig voldaan

Een factuur boeken

Wanneer de factuur klaar is, boek je hem definitief in.

Controleer alle regelitems en de notitie (markering 1)
Voor Bezetting verlengen: kies een bezetting én een volledige periode (start- en einddatum). Zonder ingevulde periode is Boek factuur niet beschikbaar.
Klik op Boek factuur (markering 2)
Het systeem:
- Kent een definitief, oplopend factuurnummer toe
- Stelt de factuurstatus in op Geboekt
- Berekent eventuele afrondingsverschillen automatisch bij

Na het boeken is de factuur niet meer bewerkbaar. Zorg dat alle gegevens correct zijn voordat je boekt. Een geboekte factuur kan teruggezet worden naar concept als er nog geen notificaties zijn verstuurd, de factuur niet via Peppol is verzonden, en de factuurdatum minder dan 7 dagen geleden is (zie Terugzetten naar concept).

Belgische bedrijven en Peppol

Boek je een factuur voor een Belgische klant met een BTW-nummer? Dan moet er een Peppol ID ingesteld zijn bij Klanten > klant > Facturatie voordat je kunt boeken.

Een factuur versturen

Na het boeken kun je de klant op de hoogte stellen van de factuur.

Factuurmelding versturen

Open de geboekte factuur
Klik op Verstuur notificatie
Bevestig de verzending in het venster dat verschijnt
Kies via welke kanalen je wilt versturen:
- E-mail - de klant ontvangt een e-mail met de factuur als bijlage
- SMS - de klant ontvangt een sms-bericht (indien beschikbaar)
- Post - de factuur wordt als PDF per post verstuurd (indien het postadres van de klant is ingevuld). Post staat standaard uit.

Herinnering versturen

Wanneer een factuur al verstuurd is maar nog niet betaald:

Open de factuur
Klik op het pijltje naast Verstuur notificatie en kies Verstuur aanmaning
Bevestig de herinnering in het dialoogvenster

Bevestigingsdialoog herinnering versturen

Kies de kanalen (e-mail, sms en/of post). Sms staat standaard aan bij herinneringen. Bij post ontvangt de klant een aanmaningsbrief met de factuur als bijlage. Op de brief staat een QR-code om online te bekijken of te betalen (dezelfde code als op de factuur-PDF), eventueel met gestructureerde mededeling en IBAN.
Vink je Post aan. Tillor toont een indicatief portobedrag per brief (afhankelijk van het land van het postadres). Bij aanmaningen kun je optioneel Aangetekend met ontvangstbevestiging kiezen. Dat geldt alleen bij aanmaningen, niet bij de eerste factuurmelding. Tillor toont dan ook het indicatieve extra bedrag bovenop de gewone portokosten. Is aangetekend niet beschikbaar voor dat adres, dan blijft gewone post wel mogelijk.

Notificaties en herinneringen kunnen alleen voor geboekte facturen. Verstuur notificatie verschijnt alleen als de klant minstens een e-mailadres, telefoonnummer of volledig postadres (straat, postcode en gemeente) heeft. In het bevestigingsvenster kies je minstens een kanaal dat voor die klant beschikbaar is.

Status van postzendingen

Na verzending volgt Tillor de Pingen-trackingsstappen in Communicatie > Notificaties: PDF ontvangen, Gevalideerd, In verwerking, In printcenter (paars) en Overgedragen aan post, tot de status Verzonden wordt. Zolang er nog geen tracking binnen is, blijft de status In afwachting. In het detailvenster zie je ook de Referentie vervoerder en de ruwe Trackingstatus van Pingen. Bij elke postzending zie je het portobedrag op het moment van verzending. Was de brief aangetekend, dan staat dat in het detailvenster met het label Aangetekend en het bedrag aan extra portokosten bovenop de gewone portokosten. Onbestelbare post wordt Mislukt. Een geannuleerde brief bij de vervoerder wordt Overgeslagen (vooral zichtbaar onder Recente communicaties).

Een betaling registreren

Geboekte facturen met een openstaand bedrag kunnen worden voldaan via het betaaldialoogvenster. Screenshots met ℹ tonen extra uitleg bij hover.

Open de geboekte factuur
Klik op Maak betaling (markering 2)

Selecteer een betaalmethode:
- Terminal - stuurt de betaalaanvraag naar een aangesloten betaalterminal
- Interne overboeking - verplaatst het bedrag naar een andere factuur van dezelfde klant
- Contant - registreer een contante betaling
- Overschrijving - registreer een ontvangen overschrijving
- SEPA Mandaat - voer een automatische incasso uit via een actief mandaat
Vul het bedrag in (standaard het volledige openstaande bedrag) of kies snel 25%, 50%, 75% of 100%
Bij Contant of Overschrijving: optioneel Datum van ontvangst en Opmerking
Klik op "Voer betaling uit"

Voor contante betalingen geldt een wettelijk maximum. Voor bankoverschrijvingen kun je optioneel een betalingsherinnering met rekeninggegevens meesturen naar de klant.

Betaling toewijzen vanuit een synced rekening

Zijn er inkomende betalingen binnengekomen via een gekoppelde rekening? Koppel die via het actie-menu rechtsboven op de factuurpagina: klik op de drie stippen en kies Betaling koppelen.

Een factuur afdrukken of downloaden

Op elke factuurpagina vind je de printknop.

Afdrukken - opent een afdrukvenster in de browser
Openen in nieuw venster - opent de PDF in een nieuw venster
Download PDF - slaat de factuur op als PDF-bestand
Verstuur naar printer - stuurt de factuur naar een aangesloten printer (via het dropdownmenu ook Verstuur naar thermische printer)
Voorvertoning op iPad - stuurt de factuur-PDF naar een gekoppelde iPad (actiemenu, of in het betaaldialoog bij Contant)

Geavanceerde acties

Via het actiemenu (de drie stippen rechtsboven op de factuurpagina) vind je aanvullende opties.

Persoonlijke URL

Genereer een persoonlijke factuur-URL voor de klant en kopieer die naar het klembord. Deel die link zelf via een kanaal naar keuze.

Kopieer factuur

Maak een nieuw concept aan met dezelfde regelitems als de huidige geboekte factuur.

Keer factuur om

Maak een creditfactuur aan die de huidige geboekte factuur corrigeert. Er wordt een nieuw concept aangemaakt met negatieve bedragen voor alle regelitems. Na controle kun je dit concept ook boeken.

Verstuur naar boekhoudsoftware

Stuur de factuur handmatig door naar de gekoppelde boekhoudsoftware (bijvoorbeeld Admisol). Dit gebeurt normaal automatisch; via dit menu kun je de overdracht opnieuw starten.

Factuur herberekenen

Bereken de factuurtotalen opnieuw. Gebruik dit als je vermoedt dat er een discrepantie is in de bedragen.

Terugzetten naar concept

Heb je een factuur geboekt maar moet je er toch iets aan wijzigen? Dan kun je hem onder bepaalde voorwaarden terugzetten naar concept.

Voorwaarden:

De factuur is geboekt
Er zijn nog geen notificaties (e-mail of sms) verstuurd
De factuur is niet via Peppol verstuurd
De factuur is jonger dan 7 dagen (op basis van de factuurdatum)

Klik op Terugzetten naar concept en bevestig de actie. De factuur krijgt een conceptnummer met het oorspronkelijke nummer tussen haakjes. Na aanpassingen boek je opnieuw met Boek factuur; Tillor gebruikt dan opnieuw het oorspronkelijke factuurnummer.

Facturen per klant bekijken

Naast het centrale factuuroverzicht kun je ook per klant alle facturen inzien.

Ga naar Klanten en open het klantprofiel
Bekijk het kaart Facturen op het klantoverzicht, of open het tabblad Facturatie
Je ziet alle facturen van deze klant, inclusief status, bedrag en betaalstatus