Voorbeeld: nalopen huurcaravan
Bouw stap voor stap een flow die na vertrek een nalooptaak met subtaken aanmaakt, of de prioriteit van de open taak verhoogt
Laatst bijgewerkt op
Dit voorbeeld bouwt een flow met een filter, Taak zoeken, Taakprioriteit zetten, een Als / anders en een taak met subtaken. Je hebt er geen API-verzoek voor nodig.
In demo-omgevingen van Tillor staat deze flow als gepauzeerd voorbeeld al klaar onder de naam Nalopen huurcaravan. Je kunt hem daar bekijken terwijl je meebouwt.
Wat de flow doet
Een gast vertrekt van een stacaravan. De caravan moet nagelopen worden voor de volgende gast.
- Is er nog geen open nalooptaak voor die plaats, dan maakt de flow er een aan, met vijf subtaken en een deadline na 7 dagen. De taak gaat ook naar de collega die de bezetting stopzette
- Is er al een open nalooptaak, bijvoorbeeld omdat de caravan twee keer kort na elkaar vrijkwam, dan maakt de flow geen tweede taak. In plaats daarvan gaat de prioriteit van de bestaande taak een stap omhoog
De twee taakstappen onderaan zijn bijna gelijk. Alleen de beschrijving verschilt: als het systeem de bezetting beëindigde, is er geen collega om te vermelden.
Wat je nodig hebt
- Je hebt de permissie Automatiseringen beheren, of Alle permissies
- In je organisatie bestaat een terreintype voor stacaravans, in dit voorbeeld Stacaravan
- Optioneel: een bord en een kolom voor de nalooptaken
De flow bouwen
1. Een lege flow maken
- Ga naar Beheerder > Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering
- Kies Vanaf nul beginnen
- Vul bovenin de naam Nalopen huurcaravan in
- Klik op het canvas, naast de stappen, en vul bij Beschrijving in waar de flow voor dient
2. De trigger instellen
- Klik op de trigger. Laat Start bij op Als er iets gebeurt staan
- Kies bij Gebeurtenis
occupation:ended. Typ occupation om te zoeken - Geef de stap bij Naam van de stap de naam Bezetting gestopt
Nu start de flow bij elke bezetting die eindigt. Je wilt hem alleen voor stacaravans:
- Klik bij Alleen wanneer op Voorwaarde toevoegen
- Klik op Variabele en kies
occupation.terrain.terrainTypeId - Laat de vergelijking op is staan
- Kies bij de waarde het terreintype Stacaravan
3. Een open nalooptaak zoeken
- Voeg een stap Taak zoeken toe, verbind de trigger ermee en geef hem de naam Open nalooptaak?
- Vul bij Titel
Nalopen {occupation.terrain.name}in - Laat Gekoppeld aan de records van de gebeurtenis, Alleen taken die niet voltooid zijn en Subtaken overslaan aan
De stap zoekt nu een hoofdtaak die nog niet voltooid is, precies Nalopen gevolgd door de naam van het terrein heet en aan hetzelfde terrein, dezelfde klant of dezelfde reservering gekoppeld is. Daarna gaat de flow verder via Gevonden of Niet gevonden.
4. De prioriteit verhogen
- Voeg een stap Taakprioriteit zetten toe, geef hem de naam Prioriteit verhogen en verbind de uitgang Gevonden ermee
- Laat Taak op
{foundTask.id}staan - Laat Wijziging op Een stap hoger en Verhogen tot op Hoog staan
5. Nagaan wie de bezetting stopzette
- Voeg een stap Als / anders toe, verbind de uitgang Niet gevonden van Open nalooptaak? ermee en geef hem de naam Door een collega gestopt?
- Klik op Voorwaarde toevoegen en kies bij Variabele
triggeredBy.id - Kies de vergelijking is niet leeg
{triggeredBy.id} is leeg als het systeem de bezetting beëindigde, bijvoorbeeld een geplande taak. Dan gaat de flow via Nee.
6. De taak aanmaken
Voeg een stap Taak aanmaken toe, geef hem de naam Nalooptaak maken en verbind de uitgang Ja ermee. Vul de velden zo in:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Titel | Nalopen {occupation.terrain.name} |
| Beschrijving | Automatisch gegenereerd., een lege regel, en Bezetting stopgezet door @{triggeredBy.name}({triggeredBy.id}) |
| Prioriteit | Laag |
| Deadline na | 7 dagen |
| Ook toewijzen aan wie de gebeurtenis veroorzaakte | Aan |
| Koppelen aan de records van de gebeurtenis | Aan |
| Subtaken | Vijf regels: Kuisen, Inboedel, Internet + TV, Kader QR code, Controleren op werkjes |
Met @{triggeredBy.name}({triggeredBy.id}) wordt de collega in de beschrijving vermeld. Wil je dat de taak op een bord komt, kies dan bij Toevoegen aan bord een bord en bij Kolom een kolom. Wie de taak altijd moet krijgen, kies je bij Toewijzen aan.
Laat de titel gelijk aan die in Open nalooptaak?. Anders vindt de zoekstap de taak de volgende keer niet terug.
7. De taak voor het systeem
- Klik op de stap Nalooptaak maken en dan op Stap dupliceren
- Geef de kopie de naam Nalooptaak maken (systeem) en verbind de uitgang Nee ermee
- Zet de Beschrijving op alleen
Automatisch gegenereerd.
8. Testen en inschakelen
- Controleer dat de knop bovenin Geen problemen meldt
- Open Testuitvoering en klik op Test uitvoeren. Je ziet welke weg de flow neemt en welke titel en beschrijving de taak zou krijgen. Er wordt niets aangemaakt
- Klik op Inschakelen
Waarom twee stappen in plaats van één
Je kunt de stappen Taak zoeken en Taakprioriteit zetten ook los gebruiken. Wil je bijvoorbeeld niets doen als de taak al bestaat, verbind dan gewoon niets met Gevonden. Wil je de bestaande taak een opmerking of een andere status geven, zet dan een andere stap achter Gevonden, zoals Taakstatus zetten met {foundTask.id}.
Wat er in de praktijk gebeurt
| Situatie | Wat de flow doet |
|---|---|
| Geen open nalooptaak voor dit terrein | Maakt een nieuwe taak met vijf subtaken |
| Open taak met prioriteit Laag | Zet die op Gemiddeld |
| Open taak met prioriteit Gemiddeld | Zet die op Hoog |
| Open taak met prioriteit Hoog of Dringend | Laat de prioriteit zoals ze is |
| Bezetting op een ander terreintype | Start niet |
Hoe de taak eruitziet in Tillor
De taak staat op naam van Workflow en is gekoppeld aan het terrein en de klant van de bezetting, en aan de reservering als die er is. Niet elke bezetting heeft een reservering. De collega die de bezetting stopzette staat als toegewezen persoon op de taak.