Een factuur incasseren met een mandaat
Laat Tillor een factuur automatisch innen met het actieve SEPA-mandaat van de klant.
Laatst bijgewerkt op
Heeft een klant een actief mandaat, dan kan Tillor een factuur van zijn bankrekening innen. Je kiest zelf hoe: je koppelt het mandaat aan de factuur zodat de inning na het boeken vanzelf start, of je start de inning handmatig met Maak betaling.
Een mandaat vraag je aan via Een SEPA-mandaat laten ondertekenen. Een creditnota kun je niet incasseren.
Een factuur automatisch laten innen
Open de factuur
Ga naar AdministratieFacturen en open een concept- of geboekte factuur van de klant.
Kies het mandaat
Kies bij Incassomandaat het mandaat van de klant. Alleen actieve mandaten staan in de lijst. Kies Geen mandaat om de koppeling weer weg te halen.
Het veld zegt wat er gebeurt: Tillor maakt meteen een openstaande betaling aan, en de bank wordt twee dagen na het boeken aangesproken. Tot dan kun je de betaling annuleren.
Boek de factuur
Na het boeken staat bij de factuur Incasso is gepland op met de datum. Op die dag stuurt Tillor de incasso naar de bank.
Is de factuur al geboekt toen je het mandaat koppelde, dan geldt dezelfde termijn van twee dagen vanaf dat moment. Heeft Tillor de incasso al naar de bank gestuurd, dan kun je het mandaat op de factuur niet meer wijzigen.
Het maximumbedrag van een mandaat
Elk mandaat heeft een maximumbedrag. Je ziet het in de lijst met mandaten als max. met een bedrag. Is een factuur hoger, dan:
- staat het mandaat grijs in de lijst, met de melding dat het maximum lager is dan het factuurbedrag;
- toont de factuur de melding dat het factuurbedrag het maximum van het mandaat overschrijdt;
- kan Tillor een factuur met zo'n gekoppeld mandaat niet boeken.
Kies dan een mandaat met een hoger maximum, of laat de klant op een andere manier betalen.
Een incasso handmatig starten
Open het betaalscherm
Open de geboekte factuur en klik op Maak betaling.
Kies SEPA Mandaat
Kies bij Betaalmethode de optie SEPA Mandaat. Is ze grijs, dan heeft de klant geen actief mandaat dat het bedrag aankan.
Kies het mandaat en de vertraging
Selecteer het Mandaat. Tillor kiest zelf het eerste actieve mandaat dat het bedrag aankan. Bij Vertraging (dagen) vul je 0 tot 7 dagen in. Met 0 gaat de incasso meteen naar de bank, met een hoger getal wacht Tillor zoveel dagen.
Voer de betaling uit
Klik op Voer betaling uit.
Wat gebeurt er daarna?
De betaling staat bij de factuur en in AdministratieBetalingen.
- Zolang de incasso wacht, staat in de details Versturen na met de datum. Kies Vertraging overslaan in het actiemenu om haar nu naar de bank te sturen, of Annuleren om ze te stoppen.
- Na het versturen heeft de betaling de status In behandeling met de Incassodatum. Een SEPA-incasso duurt enkele dagen. Daarna wordt ze Betaald, of Mislukt als de bank de incasso weigert.
- Een lopende incasso telt in de boekhouding al mee als betaling in behandeling. Mislukt of annuleer je ze, dan verdwijnt ze weer van het concept. Zie Betalingsrapporten.
- De klant ziet op de betaalpagina Wordt geïnd via domiciliëring met het bedrag en de datum, en geen betaalknoppen. Zo betaalt niemand dubbel. De factuur-pdf en de factuurmail vermelden het bedrag en de incassodatum.
De kleine eerste betaling waarmee een klant zijn mandaat bevestigde, trekt Tillor af van de volgende factuur.
Nutsfacturen automatisch innen
Verbruiksfacturen voor water, elektriciteit en gas kun je automatisch laten innen met het mandaat van de klant.
- Vinkt de klant bij het tekenen Gebruik dit mandaat ook om mijn nutsfacturen (water, elektriciteit, gas) automatisch te betalen aan, dan stelt Tillor dit mandaat in zodra het actief is. Het vinkje staat standaard aan.
- Je kunt het mandaat ook zelf kiezen onder KlantenklantFacturatie, in de kaart Instellingen Facturatie, bij Mandaat.
- In de lijst met mandaten staat het mandaat voor nutsvoorzieningen aangeduid met Nutsvoorzieningen.
Een nieuwe verbruiksfactuur krijgt dit mandaat dan vanzelf als Incassomandaat.
Problemen?
Automatiseringen kunnen ook innen: de stap Innen via domiciliëring.