Taakdetails

Klik op een taak om het detailvenster te openen. Links staan de naam, beschrijving en onderdelen als subtaken en opmerkingen. Rechts staan de eigenschappen zoals status, prioriteit en deadline. Wijzigingen aan een bestaande taak worden direct opgeslagen. Alleen de beschrijving sla je zelf op met Opslaan.

Een taak aanmakenLink naar deze sectie kopiëren

Taken maak je op verschillende plekken aan: bovenaan een kolom van een bord (Nieuwe taak), in de kaart Taken voor jou op het dashboard, op de klantpagina, of vanuit een gesprek, factuur of ander item, zie Taken op andere pagina's.

1. Klik op Nieuwe taak
2. Vul een Naam in. De rest is optioneel
3. Klik op Aanmaken

Laat je Toegewezen aan leeg, dan wordt de taak automatisch aan jezelf toegewezen. Subtaken, blokkades en bestede tijd voeg je toe nadat de taak is aangemaakt.

EigenschappenLink naar deze sectie kopiëren

• Status en Prioriteit - zie het overzicht
• Toegewezen aan - een of meer collega's. Zoek ze met Zoek gebruikers...
• Klanten - koppel een of meer klanten met Klant toevoegen
• Labels - zie Labels. Een ontbrekend label maak je direct aan door de naam te typen en [naam] aanmaken te kiezen
• Deadline - de uiterste datum, met de tijd erbij. Is de deadline verstreken, dan wordt de relatieve tijd rood
• Herinnering - een datum en tijd waarop je een melding wilt, eventueel herhalend
• Meldingen - zodra een herinnering of deadline is ingesteld, kies je of je een E-mail en/of Pushmelding wilt. Beide staan standaard aan
• Gemaakt door - wie de taak heeft aangemaakt
• Lijst - klik op de lijstnaam (of Geen lijst) om te kiezen in welke lijsten de taak zit en in welke kolom. Bij een gefilterde weergave kies je alleen een kolom

Een taak kan ook een Beschrijving hebben. Die ondersteunt Markdown voor opmaak.

Herhalende herinneringenLink naar deze sectie kopiëren

Een herinnering kan zichzelf herhalen tot de taak is voltooid:

1. Stel eerst een Herinnering in (datum en tijd)
2. Klik op het herhaalveld eronder (standaard Wordt niet herhaald)
3. Kies Dagelijks, Elke werkdag (ma – vr), Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks of Aangepast…

Met Aangepast… stel je een eigen schema samen:

• Herhaal elke - een aantal dagen, weken, maanden of jaren
• Herhaal op - bij een wekelijks schema de weekdagen waarop de herinnering mag komen
• Eindigt - Nooit, Op datum of Na een aantal keer

Valt een herinnering op een dag die je hebt uitgesloten, dan schuift die zonder melding door naar de eerstvolgende toegestane dag. De herhaling stopt zodra de taak op Voltooid staat of het schema afloopt.

Gekoppelde itemsLink naar deze sectie kopiëren

Onder Gekoppelde items zie je waaraan de taak hangt. Je kunt er van elk soort meerdere aan koppelen: terreinen, facturen, reserveringen, meters, telefoongesprekken en gesprekken uit de inbox. Een taak kan ook aan een opmerking gekoppeld zijn.

Een extra item koppel je met Item koppelen. Zoek op een terrein, meter, factuur of reservering. Hoort het gekozen item bij een klant, dan vraagt Tillor [klant] ook koppelen?:

• Beide koppelen - de taak verschijnt ook bij de klant
• Enkel dit item - de klant wordt niet aan de taak gekoppeld

Met Ontkoppelen haal je een koppeling weer weg. Gekoppelde taken die nog openstaan verschijnen op de pagina van het item onder Openstaande taken.

BijlagenLink naar deze sectie kopiëren

Onder Bijlagen voeg je bestanden aan de taak toe.

SubtakenLink naar deze sectie kopiëren

Een taak kan subtaken hebben, een checklist in het detailvenster. Er is maar één niveau: een subtaak kan zelf geen subtaken hebben.

1. Open de bovenliggende taak
2. Typ bij Voeg een subtaak toe een naam en druk op Enter
3. Vink een subtaak af om hem op Voltooid te zetten. Vink hem opnieuw aan om hem terug te zetten
4. Klik op de naam om hem te hernoemen, of op de prullenbak om hem te verwijderen
5. Sleep een subtaak aan het greepje om de volgorde te wijzigen. Met Beschrijving toevoegen geef je een subtaak ook een beschrijving

Subtaken staan niet als aparte kaart op borden, in tabellen of in de kalender. Op de taak zie je een teller zoals 2/5. Zet je de bovenliggende taak op Voltooid, dan worden alle open subtaken mee voltooid. Andersom hoeft dat niet: je kunt de bovenliggende taak afronden terwijl er subtaken openstaan.

Blokkades en afhankelijkhedenLink naar deze sectie kopiëren

Soms kan een taak pas starten of afronden als een andere klaar is. In het detailvenster leg je dat vast:

• Geblokkeerd door - taken die eerst klaar moeten zijn. Voeg ze toe met Blokkerende taak toevoegen
• Blokkeert andere taken - taken die op deze taak wachten. Voeg ze toe met Geblokkeerde taak toevoegen

Bij elke groep zie je hoeveel taken er nog open zijn (bijvoorbeeld 2 nog open). Zoek taken met Taken zoeken... en verwijder een koppeling met Koppeling verwijderen. Op de taakkaart staat onder de naam een regel zoals Geblokkeerd door 1 taak. Je kunt filteren op geblokkeerde taken, zie Filteren.

Een blokkade houdt je niet tegen. Probeer je een geblokkeerde taak af te vinken, dan vraagt Tillor Geblokkeerde taak afronden? en rondt hij hem pas af als je kiest voor Toch afronden.

Bestede tijdLink naar deze sectie kopiëren

Onder Bestede tijd hou je bij hoeveel tijd je aan een taak hebt besteed. Het totaal staat naast de kop.

1. Vul de duur in. 1:30, 90 (minuten), 1u 30m en 1.5h betekenen alle vier anderhalf uur
2. Voeg eventueel een notitie toe bij Wat heb je gedaan? (optioneel)
3. Klik op Registreren

De tijd wordt geregistreerd op de dag van vandaag. In de lijst zie je per registratie de duur, je notitie (of de naam van de collega) en de datum. Collega's zien elkaars registraties, maar je kunt alleen je eigen registraties verwijderen, via de prullenbak die verschijnt als je met de muis over de regel gaat.

Opmerkingen en activiteitLink naar deze sectie kopiëren

Onderaan het venster staat de sectie met opmerkingen. Je kunt collega's noemen in een opmerking, zodat zij een melding krijgen. Daaronder staat de activiteit: een tijdlijn van aanmaken en wijzigingen, met bij een wijziging wat er voor en na was.

Status snel wijzigen en afvinkenLink naar deze sectie kopiëren

Zonder het venster te openen kun je:

• Het vakje links van de taaknaam aanvinken om de taak op Voltooid te zetten. Vink je hem uit, dan gaat hij terug naar In behandeling
• Op de taakkaart op de drie puntjes klikken, of met de rechtermuisknop op de kaart, voor een snelmenu met Bewerken, Status, Prioriteit, Herinnering, Deadline, Labels, Weergaven en Verwijderen

Een taak verwijderenLink naar deze sectie kopiëren

Kies Verwijderen in het snelmenu van de taak en bevestig. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt en eventuele subtaken verdwijnen mee. De verwijdering wordt vastgelegd in het activiteitenlog.